Fattura fornitore — dettaglio
Il pannello che si apre di lato su una fattura passiva: la porti da bozza a contabilizzata un passo alla volta, e quando l’hai pagata registri l’uscita di cassa da qui.
Quando ti serve
- Quando arriva una fattura da un fornitore e devi registrarla
- Per portarla in contabilità (contabilizzarla) dopo i controlli
- Quando la paghi e devi segnare da quale conto sono usciti i soldi
- Per aprire la scrittura contabile collegata e controllare i conti
Come leggerla al volo
- In alto il badge di stato ti dice a che punto è: Bozza, Validata, Riscontrata, Contabilizzata
- Le azioni disponibili cambiano con lo stato: vedi solo quelle che puoi fare adesso
- La sezione Totali riepiloga imponibile, IVA e totale documento
- Contabilità collegata e Scadenzario si popolano solo dopo la contabilizzazione
Passo passo
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Valida la bozzaControlla righe e importi, poi premi Valida bozza→ Lo stato passa da Bozza a Validata; i dati ora sono confermati
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RiscontraPremi Riscontra (3-way)→ Lo stato passa a Riscontrata; se non c’è un ODA collegato il match è "morbido" e passa lo stesso
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ContabilizzaPremi Contabilizza→ Nasce la scrittura in partita doppia (Contabilità collegata) e compare la rata nello Scadenzario
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Registra il pagamentoQuando paghi, apri Registra pagamento, scegli il conto da cui escono i soldi e conferma→ Nasce la scrittura del pagamento, la rata risulta pagata e finisce in prima nota
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Controlla la scritturaUsa Apri scrittura o Vai alla prima nota per vedere i conti movimentati→ Si apre la scrittura contabile collegata, con Dare e Avere
I quattro stati, in ordine
Una fattura passiva sale una scala a quattro gradini. Ogni gradino lo produce un’azione precisa, e prima di quell’azione la fattura resta dov’è.
1. Bozza — l’hai appena creata. Qui puoi ancora toccare tutto: righe, importi, fornitore. Niente è ancora finito in contabilità. L’azione Valida bozza la porta al gradino dopo.
2. Validata — i dati sono confermati e la fattura è "buona". Da qui l’azione Riscontra (3-way) fa il controllo di coerenza (vedi sezione dedicata).
3. Riscontrata — la fattura ha passato il riscontro. Manca solo il passo contabile: l’azione Contabilizza genera la scrittura in partita doppia e fa nascere la rata.
4. Contabilizzata — è entrata in contabilità, la scrittura esiste e lo scadenzario ha la sua rata. Da qui non si torna indietro: la fattura è un fatto contabile. Adesso l’unica cosa che resta da fare è pagarla, con Registra pagamento.
Il riscontro 3-way
Il "riscontro a tre vie" (3-way match) è il controllo classico degli acquisti: mette a confronto tre documenti — l’ordine di acquisto (ODA) che hai fatto tu, la merce/servizio effettivamente ricevuti, e la fattura che ti manda il fornitore. Se i tre coincidono, stai pagando quello che avevi ordinato e ricevuto, non un importo gonfiato.
In Sentry il riscontro funziona anche senza un ODA collegato: in quel caso è un match "morbido", cioè la fattura passa comunque il controllo senza bloccarti. Serve a non impantanarti quando la fattura arriva senza un ordine formale a monte — cosa normalissima per tante spese. Quando invece un ODA c’è, il riscontro lo usa per il confronto vero.
La contabilizzazione e la scrittura
Contabilizzare significa trasformare la fattura in una scrittura contabile in partita doppia: da quel momento la fattura pesa sui conti della tua azienda.
La logica è speculare a quella di una vendita. In vendita l’IVA è un debito verso l’Erario (IVA a debito) e il cliente ti deve dei soldi (credito). In acquisto è il contrario: l’IVA che paghi al fornitore diventa un credito verso l’Erario (IVA su acquisti, la recuperi in liquidazione), il costo della merce entra tra i tuoi costi, e verso il fornitore nasce un debito.
Registrare il pagamento
Alla contabilizzazione, nello Scadenzario nasce automaticamente una rata con il totale del documento e una data di scadenza (calcolata sui termini di pagamento, es. 30 giorni). È il promemoria di "questo va pagato entro il…".
Quando paghi davvero, apri il pannello Registra pagamento. Non stai solo spuntando una casella: stai dicendo al sistema da quale conto escono i soldi, così nasce una seconda scrittura che chiude il debito verso il fornitore e scarica la banca (o la cassa).
I campi, spiegati
Da dove sono usciti i soldiobbligatorioIl conto da cui parte il denaro: la banca da cui fai il bonifico, la cassa se paghi in contanti. È il conto che il sistema mette in Avere nella scrittura del pagamento — cioè quello che si "svuota". Obbligatorio: senza, il sistema non sa scaricare i soldi da nessuna parte.
ImportoQuanto stai pagando. Di norma è già compilato con il residuo della rata (quello che manca da pagare), quindi nel caso normale non lo tocchi. Lo cambi solo se stai facendo un pagamento parziale.
CausaleLa descrizione della scrittura, proposta in automatico dal sistema (richiama la fattura e il fornitore). Puoi lasciarla così: è già leggibile in prima nota.
MetodoCome hai pagato: bonifico, contanti, RiBa… È l’informazione che ritrovi poi nel registro pagamenti. Per un bonifico corrisponde al codice MP05 dei pagamenti elettronici.
Esempi dalla vita vera
Arriva la fattura FV-2026-001 da Ferramenta Verdi S.n.c. — imponibile 500 € + IVA 22% (110 €) = 610 € → la crei come bozza → Valida bozza → Riscontra (nessun ODA: match morbido) → Contabilizza. Nasce la scrittura REG-2026-00003: Dare "IVA su acquisti" 110 € (il credito IVA che recupererai in liquidazione), Dare "Merci c/acquisti" 500 € (il costo della merce), Avere "Fornitori" 610 € (il debito verso Ferramenta Verdi). I 610 in Avere pareggiano i 110 + 500 in Dare: la partita doppia torna.
La rata di 610 € scade il 21/08. Paghi con bonifico dal conto Unicredit → apri Registra pagamento → "Da dove sono usciti i soldi" = Unicredit, importo 610 € (già il residuo), metodo Bonifico → conferma. Nasce la scrittura REG-2026-00004: Dare "Fornitori" 610 € (chiudi il debito) / Avere "Banca c/c Unicredit" 610 € (i soldi sono usciti dalla banca). La rata risulta pagata e la riga compare in /ops/registro-incassi tra i Pagamenti, da riconciliare con l’estratto conto.
Occhio a queste
- Le azioni sono in ordine: non puoi contabilizzare una bozza saltando Valida e Riscontra. Se non vedi il pulsante che cerchi, è perché la fattura è a uno stato precedente — guarda il badge in alto.
- Il riscontro senza ODA passa comunque (match "morbido"): non è un errore, è voluto. Se ti aspettavi un blocco, non c’è.
- Una volta contabilizzata, la fattura è un fatto contabile e non torna in bozza. Controlla righe e importi mentre sei ancora in Bozza o Validata.
- Attenzione alla doppia registrazione del pagamento: se lo stesso bonifico passerà anche dall’estratto conto, in fase di riconciliazione va collegato, non registrato una seconda volta. Il footer del pannello Registra pagamento te lo ricorda: "in riconciliazione andrà collegato — non registrato una seconda volta". Registrarlo due volte gonfia le uscite e sballa il saldo di banca.
Limiti attuali, detti onestamente
- Difetto grafico noto: quando la fattura è in stato Contabilizzata ma non ancora pagata, nella zona Totali può comparire la parola "Pagata" accanto agli importi. È solo un’etichetta fuori posto nel layout — la fattura NON è pagata. Per sapere se una fattura è saldata fa fede lo Scadenzario, non quella scritta.
- Da questa pagina non parte nessun invio allo SdI né email al fornitore: è una fattura passiva, la ricevi tu, non la emetti. Qui la registri e basta.