Dashboard acquisti
La pagina "cosa devo fare oggi" dell’ufficio acquisti: tutte le code del ciclo passivo in un colpo d’occhio — richieste da chiudere, ordini in attesa di merce, fatture da registrare, rate da pagare e riscontri che non tornano.
Quando ti serve
- Ogni mattina, per capire cosa aspetta un’azione da te
- Prima di pagare i fornitori, per vedere rate aperte e scadute
- Quando arriva merce o una fattura, per controllare che i conti tornino
- A fine mese, per vedere quanto hai speso e con chi
Come leggerla al volo
- In alto le card di coda: ogni numero è una pila di lavoro da smaltire
- Le card sono cliccabili e ti portano già alla lista filtrata giusta
- "Scaduto" in rosso e "Discrepanze 3-way" sono le due da guardare per prime
- In basso: spesa per fornitore dell’anno e stato delle richieste aperte
Passo passo
-
Leggi le codeGuarda le card in alto: RdQ aperte, ODA in attesa merce, fatture da contabilizzare, da pagare, scaduto, discrepanze→ Ogni card mostra un conteggio e, dove ha senso, l’importo in euro
-
Apri una codaClicca la card che ti interessa (es. "Fatture da contabilizzare")→ Si apre la lista già filtrata su quei documenti
-
Controlla le discrepanzeSe "Discrepanze 3-way" è diverso da zero, aprila e verifica cosa non torna→ Vedi i riscontri dove ordine, merce e fattura non raccontano la stessa storia
-
Guarda la spesaScorri in basso alla spesa per fornitore dell’anno→ Vedi i tuoi primi fornitori per importo fatturato validato
Le code del ciclo passivo
Le card in alto sono le pile di lavoro dell’ufficio acquisti, dalla richiesta al pagamento:
- RdQ aperte — richieste di quotazione ancora in attesa di offerte o di una scelta del fornitore.
- ODA in attesa merce — ordini d’acquisto già mandati al fornitore, per cui la merce non è ancora arrivata (conteggio + euro).
- Fatture da contabilizzare — fatture del fornitore arrivate ma non ancora registrate in contabilità (conteggio + euro).
- Da pagare — quanto devi ai fornitori, con il numero di rate ancora aperte.
- Scaduto — le rate oltre la data di scadenza. È la card da svuotare per prima.
- Discrepanze 3-way — i riscontri dove i conti non tornano. Se è tutto a posto trovi "nessuna discrepanza".
Ogni card è un pulsante: cliccala per aprire la lista filtrata e lavorarci.
Cos’è il riscontro 3-way
Il riscontro 3-way (o "3-way match") è il controllo incrociato tra tre documenti che devono raccontare la stessa storia:
1. l’ordine — cosa e quanto hai ordinato, a che prezzo; 2. la merce ricevuta — cosa ti è davvero arrivato in magazzino; 3. la fattura — cosa ti sta fatturando il fornitore.
Se le tre carte combaciano, la fattura si paga tranquilla. Se una non torna — hai ordinato 100 pezzi, ne sono arrivati 90, ma il fornitore te ne fattura 100 — nasce una discrepanza, e il sistema te la segnala qui invece di lasciarti pagare più del dovuto.
Spesa e richieste aperte
Sotto le code trovi due riquadri di sintesi:
- Spesa per fornitore dell’anno — i primi 5 fornitori per importo, contando solo le fatture già validate. Ti dice a colpo d’occhio dove vanno i soldi.
- RdQ aperte per stato — a che punto sono le richieste di quotazione. Se non ce ne sono, leggi "Nessuna richiesta di quotazione aperta".
Esempi dalla vita vera
Apri la dashboard → "Scaduto" segna 2 rate → paghi e la card si svuota → "Fatture da contabilizzare" segna 1 fattura di Ferramenta Verdi S.n.c. da 610 € → la registri → "Discrepanze 3-way" resta a zero: puoi chiudere sereno
Occhio a queste
- I numeri sulle card sono pile di lavoro, non allarmi: "Da pagare" alto è normale se hai tanti fornitori aperti. La card che deve preoccuparti è "Scaduto".
- Una discrepanza 3-way non è un errore del programma: è il programma che ti avvisa che ordine, merce e fattura non combaciano. Vai a vedere cosa non torna prima di pagare.
- La spesa per fornitore conta solo le fatture già validate: una fattura arrivata ma ancora "da contabilizzare" non compare ancora nel totale.