Acquisti — hub
Il quadro d’insieme del ciclo passivo: da qui vedi richieste, ordini, ricezioni e fatture fornitore in un unico flusso, e apri il documento che ti serve senza andarlo a cercare.
Quando ti serve
- A inizio giornata, per vedere a che punto sono gli acquisti in corso
- Quando arriva la merce e devi collegare la ricezione all’ordine
- Prima di registrare una fattura fornitore, per ritrovare l’ordine giusto
- Quando parte una nuova richiesta di acquisto o un ordine
Come leggerla al volo
- In cima i pulsanti per far partire una nuova richiesta o un nuovo ordine
- La fila dei KPI conta i documenti per fase: PR (richieste), PO (ordini), GRN (ricezioni), FATTURE
- Il KPI TOTALE è il valore operativo del ciclo (ordini + ricezioni + spese), non l’importo delle fatture
- La tabella «Lista acquisti» mostra ogni documento con fase, fornitore, stato e importo
- Clicchi una riga e a lato si apre il «Dettaglio ciclo» di quel documento
Passo passo
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Leggi i KPIGuarda la fila di contatori in alto per capire quanti documenti hai per fase→ Vedi a colpo d’occhio quante richieste, ordini, ricezioni e fatture sono in gioco
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Trova il documentoScorri la «Lista acquisti» oppure cambia le righe per pagina (5 / 10 / 25)→ Compaiono i documenti con la loro fase e il loro stato
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Apri il dettaglioClicca sulla riga del documento che ti interessa→ Si apre a lato il «Dettaglio ciclo» con i dati e i collegamenti alle altre fasi
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Fai partire un documento nuovoUsa «Nuova richiesta» per una PR o «Nuovo ordine» per un ODA→ Si apre il form della fase corrispondente, già dentro il ciclo passivo
Il ciclo passivo in breve
Il ciclo passivo è tutto quello che riguarda quello che acquisti (l’attivo è quello che vendi). Qui le fasi si susseguono:
- PR — richiesta di acquisto: qualcuno in azienda chiede di comprare qualcosa. - PO — ordine (ODA): la richiesta diventa un ordine vero al fornitore. - GRN — ricezione merce: la merce arriva e la registri, così sai cosa è entrato davvero. - Fattura fornitore: il fornitore ti fattura, e la fattura si registra in contabilità.
Questa pagina è l’hub che tiene insieme le quattro fasi: non le fai tutte da qui, ma da qui le vedi tutte e ci entri.
I contatori in alto
Ogni KPI conta i documenti di una fase: PR le richieste, PO gli ordini, GRN le ricezioni, FATTURE le fatture fornitore. Il TOTALE è a parte: è il valore operativo del ciclo — ordini, ricezioni e spese — e non somma le fatture fornitore. Vedi «Cosa sapere» più sotto: può restare a 0,00 € anche con una fattura registrata, e non è un errore.
La lista e il dettaglio
La tabella «Lista acquisti» elenca i documenti con Fase, Documento, Fornitore, Stato, Importo e Data. Su un’azienda appena avviata è vuota: è normale, si popola man mano che crei richieste e ordini. Clicca una riga per aprire a lato il «Dettaglio ciclo», da cui salti al documento della singola fase.
Esempi dalla vita vera
Nuova richiesta (PR) → diventa ordine (PO) a Ferramenta Verdi S.n.c. → arriva la merce e registri la ricezione (GRN) → il fornitore fattura e registri la fattura in contabilità
Apri l’hub → filtri per fornitore nella lista → clicchi l’ordine → dal «Dettaglio ciclo» controlli cosa è già stato ricevuto prima di registrare la fattura
Occhio a queste
- La «Lista acquisti» vuota su un’azienda nuova non è un guasto: non hai ancora nessun documento di acquisto, comincia con «Nuova richiesta» o «Nuovo ordine».
- I KPI contano i documenti, non gli euro (tranne il TOTALE): «FATTURE = 1» vuol dire una fattura registrata, non un importo.
- Da qui non registri la fattura in contabilità: l’hub ti porta al documento, la registrazione vera avviene nella pagina delle Fatture fornitore.
Limiti attuali, detti onestamente
- Il KPI TOTALE misura il valore operativo del ciclo (ordini + ricezioni + spese) e non l’importo delle fatture fornitore. Perciò può restare a 0,00 € anche quando hai già una fattura registrata — per esempio una fattura contabilizzata da 610 € lascia il TOTALE a zero. Sembra un errore ma è il perimetro scelto per quel contatore: la fattura c’è (la conti nel KPI FATTURE e la vedi in lista), semplicemente non entra in quel totale. Comportamento in chiarimento: se ti aspetti di vedere lì l’importo delle fatture, per ora fai riferimento alla riga in «Lista acquisti».