Richieste d'offerta (RFQ)
Prima di ordinare, chiedi il prezzo a più fornitori con la stessa richiesta e confronti le risposte. La richiesta (RFQ) segue quattro stati: bozza, inviata, quotata, chiusa.
Quando ti serve
- Quando ti serve un ricambio e vuoi confrontare più preventivi prima di ordinare
- Quando l’importo è alto e conviene mettere in gara i fornitori
- Quando cambi fornitore abituale e vuoi sapere se convieni
- Prima di trasformare la spesa in un ordine d’acquisto vero
Come leggerla al volo
- In alto i tre numeri: RICHIESTE totali, BOZZE ancora da inviare, INVIATE in attesa di risposta
- Ogni riga ha il suo stato: bozza (grigia, la puoi ancora toccare), inviata, quotata, chiusa
- Il filtro in alto ti isola solo le bozze o solo quelle in attesa di offerta
- La barra di ricerca cerca per numero o per oggetto della richiesta
Passo passo
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Apri una nuova richiestaPremi "Nuova richiesta" e descrivi cosa ti serve (oggetto, righe di materiale)→ Nasce una bozza, es. "Bozza #31", ancora senza fornitori
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Scegli i fornitori all’invioDalla bozza premi "Invia" e qui — non prima — indichi a quali fornitori mandarla→ La richiesta passa a "inviata" e parte a tutti i destinatari scelti
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Raccogli le offerteMan mano che i fornitori rispondono col prezzo, registri le loro quotazioni→ La richiesta diventa "quotata" e puoi confrontare gli importi
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Chiudi la garaScegli l’offerta migliore e chiudi la richiesta, oppure la trasformi in ordine d’acquisto→ La richiesta passa a "chiusa"
I quattro stati di una richiesta
Una RFQ — richiesta d’offerta, in inglese *Request For Quotation* — è semplicemente il modo di chiedere "quanto mi costa?" a più fornitori con un solo documento, prima di impegnarti a comprare.
Gli stati sono in fila:
- Bozza — l’hai creata ma non è ancora partita. Qui puoi cambiare tutto, aggiungere o togliere righe.
- Inviata — è andata ai fornitori scelti e aspetti che rispondano.
- Quotata — almeno un fornitore ha risposto con un prezzo e puoi confrontare.
- Chiusa — hai deciso: gara finita, di solito perché hai scelto un’offerta o l’hai trasformata in ordine.
I fornitori si scelgono all’invio, non alla creazione
Questa è la particolarità da ricordare: quando crei la richiesta descrivi cosa ti serve, non a chi chiederlo. I destinatari li indichi solo al momento dell’invio.
È comodo perché puoi preparare la bozza con calma — le righe, le quantità, l’oggetto — e decidere solo dopo, magari il giorno dopo, a quali fornitori mandarla. Una stessa bozza può andare a uno o a dieci fornitori: cambi solo l’elenco al momento di premere "Invia".
Esempi dalla vita vera
Nuova richiesta "Kit frizione" → bozza #31 con la riga materiale → invio a Ferramenta Verdi S.n.c. e ad altri due fornitori → arrivano i prezzi (280 €, 305 €, 260 €) → richiesta quotata → chiudo scegliendo l’offerta da 260 €
Occhio a queste
- Hai creato la richiesta ma non arriva nessuna offerta? Controlla lo stato: se è ancora "bozza" non è mai partita. I fornitori si aggiungono al momento dell’invio, non alla creazione.
- Una bozza non mette in gara nessuno: finché non premi "Invia" e scegli i destinatari, è solo un appunto tuo.
- Chiudere una richiesta non genera da solo l’ordine al fornitore: è il passo dopo, sulla pagina degli ordini d’acquisto.
Limiti attuali, detti onestamente
- La richiesta d’offerta non parte via email o SdI al fornitore in automatico: raccoglie e confronta le offerte dentro il gestionale, l’invio materiale al fornitore resta fuori da qui.
- Il passaggio da richiesta chiusa a ordine d’acquisto vero non è automatico: l’ordine si crea sulla sua pagina.