Documenti
L’archivio protocollo della tua azienda: registri una scheda per ogni documento (contratto, lettera, comunicazione), gli dai un numero di protocollo e lo tieni tracciato tra bozza, protocollato e archiviato.
Quando ti serve
- Quando arriva o parte una lettera o comunicazione da registrare
- Per dare un numero di protocollo a un documento in entrata
- Quando cerchi un documento vecchio filtrando per stato o controparte
- A fine pratica, per archiviare quello che non serve più a portata di mano
Come leggerla al volo
- In alto i tre numeri chiave: Documenti totali, Protocollati, Bozze
- La colonna Stato ti dice a colpo d’occhio dov’è ogni scheda: Bozza, Protocollato, Archiviato
- I filtri in cima alla lista lavorano su stato e categoria
- Ogni riga è una scheda: numero, titolo, categoria, controparte e data
Passo passo
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Apri il formPremi "Nuovo documento" in alto a destra→ Si apre la scheda vuota da compilare
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Compila la schedaMetti il titolo (l’unico campo obbligatorio), poi categoria, data, controparte e la direzione (in entrata o in uscita)→ Il pulsante di salvataggio si attiva quando c’è il titolo
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SalvaConferma: il documento nasce come Bozza→ Torni alla lista e trovi la nuova scheda in cima, con badge Bozza
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ProtocollaApri la scheda e premi "Protocolla" quando il documento è definitivo→ Lo stato passa a Protocollato e la scheda smette di essere modificabile a piacere
La lista archivio
La schermata è l’indice del tuo archivio. In alto i contatori (Documenti, Protocollati, Bozze) ti danno il polso della situazione; sotto, la tabella con una riga per scheda.
I filtri ti fanno vedere solo le bozze da chiudere, solo i protocollati di un certo tipo, e così via. Se non hai ancora registrato niente, compare "Nessun documento — Crea il primo documento dell’archivio."
La scheda del documento
Ogni documento è una scheda di metadati: titolo, categoria, data, controparte, direzione (in entrata / in uscita), mittente, destinatario, descrizione e note. È l’etichetta che ti fa ritrovare il documento e sapere di cosa parla senza aprirlo.
Lo stato accompagna la scheda per tutta la vita: nasce Bozza (puoi correggerla), diventa Protocollato quando le dai un numero ufficiale, finisce Archiviato quando non ti serve più sotto mano ma vuoi conservarla.
I campi, spiegati
TitoloobbligatorioIl nome con cui ritrovi il documento. È l’unico campo obbligatorio: mettici qualcosa di parlante, non "documento 1".
CategoriaIl tipo di documento (corrispondenza, interno, personale…). Serve a filtrare l’archivio. Al momento le voci del menù possono comparire in inglese: vedi i limiti noti qui sotto.
DirezioneDice se il documento entra (l’hai ricevuto) o esce (l’hai mandato tu). Lascialo su "—" se non è né uno né l’altro, tipo un documento interno.
ControparteL’azienda o la persona dall’altra parte del documento: il cliente, il fornitore, l’ente. Aiuta a filtrare "tutti i documenti di Ferramenta Verdi".
Esempi dalla vita vera
Arriva una PEC da Ferramenta Verdi S.n.c. → Nuovo documento → titolo "PEC solleciti Ferramenta Verdi 07/2026", categoria corrispondenza, direzione In entrata, controparte Ferramenta Verdi → Salva (Bozza) → apri e Protocolla → resta a storico protocollato
Occhio a queste
- Il form registra i dati del documento, non il file: qui descrivi il documento, il PDF vero si allega dal contesto a cui appartiene (vedi limiti noti).
- Una volta protocollato, il documento non è più una bozza libera: se sbagli, correggi finché è ancora Bozza.
- Se dopo aver premuto Salva resta bloccato su "Salvo…" e non torna alla lista, non risalvare: chiudi la finestra e ricarica la pagina, il documento con ogni probabilità è già stato creato. Risalvare rischia di crearne un doppione.
Limiti attuali, detti onestamente
- Oggi dall’archivio NON si carica il file dall’interfaccia: qui registri solo i dati del documento (titolo, categoria, data…). Il file vero si allega dal contesto a cui appartiene — per esempio dalla scheda della sede o dal documento di origine. L’upload diretto dall’archivio è in lavorazione.
- Le categorie possono comparire in inglese (Correspondence, Internal, Hr…): è un difetto di traduzione noto, non un errore tuo. La sostanza è quella italiana, cambia solo l’etichetta.
- Il campo "Cronologia" della scheda al momento resta vuoto anche dopo azioni sul documento: il tracciamento completo dei passaggi arriva più avanti.